– Kontaktbetreuung, Sozialmarketing, Wissensmanagement

Funktion - Dokument

Seit in Version 1.9.0 steht den Nutzern die Funktion Dokument zur Verfügung. Damit können formularbasiert Dokumente erstellt sowie gleichzeitig strukturiert und somit einfach auffindbar hinterlegt werden. Dokumente können nach Art eines Wikis auch gemeinsam er- und bearbeitet werden. Die einzelnen Änderungen (Zeitpunkt und Bearbeiter) werden dabei in der Versionsgeschichte zum Dokument aufgezeichnet.

Datenumfang

Neben der Erfassung eines Dokuments an sich, die mit Hilfe eines Texteditors im Eingabebereich erfolgt, müssen zudem unterschiedliche Zuordnungen vorgenommen werden. Diese unterschiedlichen Zuordnungen gewährleisten das einfache Auffinden der Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt. Derzeit sind es die folgenden Zuordnungen, die das Auffinden und die Strukturierung der Dokumente sicherstellen:

Dokumentart
→ Auswahlliste aus sechs Arten: Protokoll, Dokumentation, Arbeitsanweisung, Briefentwurf, Pressemitteilung und Sonstiges
Dokumentzuordnung
→ Auswahlliste aus sechs Zuordnungen: Kontakt, Firma, Termin, Projekt, Projektaufgabe und Sonstiges
Zuordnungskennung
→ Eingabefeld für die Kennung zur vorherigen Dokumentzuordnung: bspw. Kontakt-, Firmen-, Terminkennung, etc.
Dokumentkategorien
→ Eingabefeld für Kategorien mit automatischer Eingabevervollständigung auf Basis bereits vorhandener Kategorien
Dokumentbezeichnung
→ Eingabefeld für maximal 70 Zeichen
Verfasser
→ Auswahlliste aus den hinterlegten Nutzern der Anwendung
Verantwortlicher
→ Auswahlliste aus den hinterlegten Nutzern der Anwendung

Die zugehörige Dokumentkennung zur eindeutigen Identifizierung des Dokuments wird automatisch von der Anwendung vergeben.

Dokumentliste

Die Dokumentliste wird in tabellarischer Form angezeigt. Die Tabelle enthält als Angaben die Dokumentkennung, die Dokumentbezeichnung, die Dokumentzuordnung sowie die Kennung zur betreffenden Zuordnung, die Dokumentenart, die zugeordneten Kategorien, den für das Dokument Verantwortlichen sowie das Datum der letzten Bearbeitung.

Die Sortierung der Dokumente erfolgt aufsteigend nach Dokumentkennung. Es ist aber auch möglich, nach jeder beliebigen Spalte entweder auf- oder absteigend zu sortieren.

Nach einem Klick auf die Dokumentkennung gelangt man direkt zur Übersicht des betreffenden Dokuments, die alle erfassten Informationen enthält und ggf. weiter bearbeitet und aktualisiert werden kann.

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Dokumentübersicht

Diese Seite enthält alle erfassten Daten in übersichtlicher Darstellung. Neben den allgemeinen Daten zum Dokument, wie Dokumentkennung, Dokumentbezeichnung, Dokumentart, Dokumentzuordnung, zugeordneten Kategorien werden zudem die Erfassungsdaten angezeigt. Die Erfassungsdaten enthalten die Angaben zum Verantwortlichen, zum Verfasser, zum letzten Bearbeiter sowie zum Bearbeitungszeitpunkt der letzten Bearbeitung des Dokuments.

Die Daten zum Dokument werden über eine intuitive Eingabemaske erfasst, die zum einen die Standardisierung sowie zum anderen die Vollständigkeit der Angaben gewährleistet. Dies wird zusätzlich dadurch erreicht, dass die Eingabefelder für Dokumentbezeichnung, Dokumentart, Dokumentzuordnung und Zuordnungskennung, die Kategorien sowie für den Verantwortlichen und Verfasser Pflichtfelder sind. Ohne die Angabe entsprechender Daten ist das Speichern nicht möglich. Diese Pflichtfelder sind rot markiert.

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Dokumentansicht

Das Dokument selbst wird auf der in der Übersicht des Dokuments angegebenen Seite (entspricht Titel/Bezeichnung des Dokuments) mit einem leicht bedienbaren Texteditor erfasst, der mit einem auf das Wesentliche verschlankten Textverarbeitungsprogramm vergleichbar ist. Standardmäßig ist er für die Erfassung aktiviert, kann aber auf Wunsch auch deaktiviert werden.

Das Formular enthält zusätzlich eine optionale Zusammenfassungszeile, die das Nachvollziehen der Eingaben/Änderungen in der Versionsgeschichte der Seite sowie auf der Seite der letzten Änderungen vereinfacht.

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