Funktion - Termin

– Kontaktbetreuung, Sozialmarketing, Wissensmanagement

Funktion - Termin

Seit in Version 1.11.0 seht den Nutzern die Funktion Termin zur Verfügung. Damit können formularbasiert Termine erstellt und anschließend zentral in kalendarischer, graphischer sowie tabellarischer Form dargestellt werden. Der Export der Daten zu Weiterverwendung in anderen Anwendungen, wie bspw. den Kalenderfunktionen von E-Mail-Programmen ist möglich.

Datenumfang

Folgende Terminbestandteile können derzeit erfasst werden:

1. Terminkurzbezeichnung
   → Eingabefeld für maximal 20 Zeichen
2. Terminbeschreibung
   → Eingabefeld für eine theoretisch unbegrenzte Anzahl von Zeichen
3. Ort
   → Eingabefeld für maximal 100 Zeichen
4. Anfangszeitpunkt
   →Eingabefeld für ein Datum sowie einen Zeitpunkt (sekundengenau)
5. Endzeitpunkt
   →Eingabefeld für ein Datum sowie einen Zeitpunkt (sekundengenau)
6. Verantwortlicher
   → Auswahlliste aus den hinterlegten Nutzern der Anwendung

Die zugehörige Terminkennung zur eindeutigen Identifizierung des Termins wird automatisch von der Anwendung vergeben.

Terminübersicht

Die verfügbaren Darstellungsarten für Termine können über die Menüreiter im oberen Bereich der Seite Termine aufgerufen werden. Standardmäßig wird zunächst die kalendarische Darstellung angezeigt.

kalendarisch

Es wird der aktuelle Monat in Form eines Kalenders angezeigt. Der aktuelle Tag wird dort wiederum rot hervorgehoben, die Tage an den Wochenenden gelb. Die Termine werden mit der Terminkurzbeschreibung und der Terminkennung angezeigt. Sofern man auf die Terminkennung klickt, gelangt man direkt zur Seite des betreffenden Termins, die alle erfassten Informationen enthält. Diese können dort ggf. auch weiterbearbeitet, also ergänzt oder aktualisiert werden.

grafisch

Es werden der aktuelle Tag, die aktuelle Woche sowie der aktuelle Monat in Form von drei gestapelten Zeitstrahlen jeweils zentriert angezeigt. Der Termin wird in allen drei Zeitstrahlen mit einem Balken, der die Dauer des Termins relativ zum Format des jeweiligen Zeitstrahls anzeigt, dargestellt. Im Zeitstrahl Tag wird zudem die Terminkurzbezeichnung und ein Startpunkt angezeigt. Sofern man auf den Startpunkt klickt, wird ein Fensterchen eingeblendet, welches neben der Terminkennung die Terminkurzbezeichnung, ggf. den Ort, den Anfangs- und Endzeitpunkt sowie den Verantwortlichen des Termins angibt. Nach einem Klick auf die Terminkennung, gelangt man direkt zur Seite des betreffenden Termins, die alle erfassten Informationen enthält. Diese können dort ggf. auch weiterbearbeitet, also ergänzt oder aktualisiert werden.

tabellarisch

Es werden alle Termine in tabellarischer Form angezeigt. Die Tabelle enthält die Terminkennung, die Terminkurzbezeichnung, den Anfangs- und Endzeitpunkt sowie den Verantwortlichen des Termins. Die Sortierung der Dokumente erfolgt absteigend nach Anfangszeitpunkt. Es ist aber auch möglich nach jeder beliebigen Spalte entweder auf- oder absteigend zu sortieren. Nach einem Klick auf die Terminkennung, gelangt man direkt zur Seite des betreffenden Termins, die alle erfassten Informationen enthält. Diese können dort ggf. auch weiterbearbeitet, also ergänzt oder aktualisiert werden.

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Termindarstellung

Die Seite auf der der Termin dargestellt wird, enthält alle erfassten Daten in übersichtlicher Darstellung. Neben den allgemeinen Daten zum Termin, wie Terminkennung, Terminkurzbezeichnung, Ortsangabe, Anfangs- und Endzeitpunkt sowie der Terminbeschreibung werden zudem die Erfassungsdaten angezeigt. Die Erfassungsdaten enthalten die Angaben zum Verantwortlichen des Termins, den letzten Bearbeiter sowie den Bearbeitungszeitpunkt der letzten Bearbeitung der Terminseite.

Die Terminseite enthält auch Links zu den Formularen zum Bearbeiten der Seite bzw. zur Neuanlage eines weiteren Termins. Über weitere Direktlinks kann man entweder zur Übersicht aller Termine oder alternativ zur Hauptseite gelangen.

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Terminerfassung

Termine können über eine intuitive Eingabemaske erfasst werden, die zum einen die Standardisierung sowie zum anderen die Vollständigkeit der Angaben gewährleistet. Dies wird dadurch erreicht, dass die Eingabefelder für Terminkurzbezeichnung, Anfangs- und Endzeitpunkt sowie für den Verantwortlichen Pflichtfelder sind. Ohne die Angabe entsprechender Daten ist das Speichern nicht möglich. Die Pflichtfelder sind rot markiert. Die Angabe einer Terminbeschreibung ist optional möglich, wird aber empfohlen. Zudem kann optional eine Ortsangabe angegeben werden. Das Formular enthält zusätzlich eine optionale Zusammenfassungszeile, die das Nachvollziehen der Eingaben/ Änderungen in der Versionsgeschichte der Seite sowie auf der Seite der letzten Änderungen vereinfacht.

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Datenexport

Es gibt auch die Möglichkeit die hinterlegten Daten entweder einzeln oder gesammelt zu exportieren, um sie so in anderen Anwendungen weiterzuverwenden. Zum einen können die Daten so mit der Kalenderfunktion von modernen E-Mail-Programmen genutzt werden (Export im iCalendar-Format), zum anderen aber auch mit Tabellenkalkulationen verarbeitet werden (Export im CSV-Format).

Sammelexport

Der Sammelexport wird in der Regel das Exportverfahren der Wahl sein. Er ist über die die Seite mit der tabellarischen Darstellung der vorhandene Termine möglich. Hierzu braucht man lediglich auf den grün markierten Link „iCalender“ für das iCalendar-Format oder „CSV“ für das CSV-Format klicken.

Einzelexport

Der Einzelexport der Daten ist über die Seite zur Termindarstellung möglich. Hierbei ist allerdings aktuell nur das iCalendar-Format möglich. Auch hier braucht man lediglich auf den grün markierten Link „iCalender“ anklicken.

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